従業員が亡くなるのは無いほうがいいのですが、そういう状況の時は、 事務的にいつも以上に間違いなく処理を行う必要があります。
そういう時に慌てないように、 これまでの経験をマニュアルにまとめてみました。
もしよかったらご活用ください。
（この記事では、 手続き、処理を中心とし、葬儀の対応、弔慰金などは長くなるので省いて説明します。また別の機会に書きます）
また、各役所手続きのやり方については、当サイトの総務・労務・経理書類の記入例・書き方特集でまとめてます！！
社員が亡くなった時の対応は就業規則が原則
基本的な対応の仕方は、就業規則通りに動きます。
退職金、給与、弔慰金など。
死亡届
会社によりますが、死亡届の受理など。 これは、葬儀などにお伺いして亡くなったことを確認でき、相続人などの情報もその場で入手できることが出来れば特に必要ないと思います。（状況によって”角”がたちますよね）
弔慰金などの遺族対応
弔慰金を支給する法律的な義務は会社にはないのですが、心情的にも行うのが通常です。
また「残された社員が会社がどう対応するかを見ている」と思うのできちんと対応したほうがいいと思います。
私の会社は弔慰金３万円です。
慶弔金などの遺族対応は慶弔見舞金規程などのマニュアル通りに進めるのが一番です。（慶弔見舞金規程などの慶弔関係の規定がない場合は早急に策定した方がいいですよ。なくても世間一般的に常識とされる範囲内の金額であれば、福利厚生費などの経費として認められるケースもありますが、接待交際費とみなされたり、否認されてもややこしいですので。）
感情的に動くと不公平になって後でもめます。
業務中の死亡の場合
労災で亡くなった場合は、手続きが業務以外の場合と大きく異なるので、ここでは一旦省きます。
（労働者死傷病報告など、遺族は労働者災害補償保険葬祭料請求書、遺族年金の請求など色々必要です）
またの機会にまとめていきたいと思います。
とりあえず、厚生労働省のリンクだけ貼っておきますね。
健康保険手続き
傷病手当金の申請
病気療養中に亡くなったのであれば、相続人は、傷病手当金を申請できます。
埋葬料
２年以内であれば請求できます。
資格喪失届
通常の退職と同様に喪失手続きが必要です。
死亡による資格喪失日＝死亡日の翌日
保険証が返納されない場合は、返納不能届の提出が必要です。
雇用保険手続き
資格喪失届
届出が必要です。
喪失日は、保険者であった最後の日を書くので死亡日です。
住民税手続き
いつまで支払義務があるの？
最終給与で控除するかしなかは、どちらでもいいようです。（最終的に給与、住民税の請求も相続人へ請求が行くため）
異動届は？
天引きができなくなった税額については、個人で納付する方法（普通徴収）に切り替わり、相続人に納めていただくことになります。
給与所得者異動届出書が必要です。
給与計算の仕方
通勤費や支給額自体は通常と同じですが、以下の控除の項目が変わります。
基本的な給与計算については「はじめての給与計算入門～基本と全体の流れ～」を、
欠勤控除等については「欠勤・遅刻・早退の給与の控除・減額金の法律上のルールと計算方法」も
一緒にご覧ください。
雇用保険
発生した収入や通勤費に係るので、通常通り、天引きします。
健康保険
通常の退職と同じです。
月の途中で退職した場合は徴収しない等です。
源泉所得税
死亡日より後に給与支給があるかどうかで処理が変わります。
死亡日後に支払う給与は、課税計算をせずに、そのままの金額を相続人へ支払いを行います。
課税計算をしないのは、源泉徴収税ではなく相続税の対象となるので。
この場合、”課税不要”など給与ソフトの設定を変える必要があります。
振込先の口座は？
死亡時、口座凍結されることが多いので、相続人への振り込み又は現金支給となります。
年末調整の仕方
やり方は、基本は通常と同じく、配偶者控除・生命保険控除などの各控除を行い、「死亡退職」の欄に〇をする。
ただ、死亡日より後に給与支給があるかどうかで処理が変わります。
死亡日後の、支給額、雇用保険、社会保険料等は含みません。
年末調整は必要？
年末調整を年の途中でもする必要があります。（国税庁HPを参照）
年末調整の計算方法
死亡日以後支給分は、給与総額もですが、健康保険・雇用保険も社会保険料控除にふくみません。
多くの給与ソフトでは、年末調整の調整勘定が作られているので、そこで手動で引くことになります。
給与ソフトが対応してなければ手計算で！！
年の途中だと、アップデートの時期とかで、その年の年末調整に対応していないケースがあります。
その時は手計算でやるしかありません。（結構面倒でした）
その他注意点
・ 生命保険料控除など控除等の対象となるのは、死亡の日までに支払った額で計算
・ 配偶者控除や扶養控除の判定は、死亡日の現況で行う。
・支払調書などは他の同じく翌年の１月に送付でＯＫ
控除証明書等が揃わない、準備ができない時は、、、
最低限の控除部分で年末調整を行い、最終的には相続人に「準確定申告」を行ってもらう。（詳細は下を参照）
源泉徴収票の交付の必要性と対象者
源泉徴収票の交付は相続人に対して行います。（国税庁HPより）
退職金の支給
- 振込先の期限は？
- いつも通り翌末？
- 特別加算金などはあるの？
退職金の支給については、法律上の特に規定はないので、会社の就業規則通り支給したらいいと思います。
私の入っている会社では 定年退職と同じ金額の支給を行っています。
振込先について
退職金を誰に振り込むのか？と、ドラマのように遺族同士でもめるケースもあると思うので、就業規則に
「死亡退職の場合、従業員の遺族に退職金を支給し、遺族の順位、範囲は、労働基準法施行規則第４２、４３、４４、４５条で定めるところによる。」
の様に規定しておくのが好ましいでしょう。
（退職金はいわゆる遺産ではないので、就業規則に定めてしまえば、事実婚などにも対応できるので遺産相続トラブルに巻き込まれずに処理できます）
（参考：最高裁昭５５．１１．２７判決）
最後の給与、年末調整還付金、退職金は一緒に振り込んでいいの？
税務署の方が言うには、特に分けて振込む必要はないですよ、との事でした。
「退職所得の源泉徴収票」の必要性
所得税の対象ではないので「退職所得の源泉徴収票」ではなく、「退職手当等受給者別支払調書」を提出することとなります。
口座凍結について
死亡後はその人の口座は使えなくなるので、相続人への振込、現金支給を考える必要があります。
準確定申告について
所得税は、毎年1月1日から12月31日までの1年間の所得について計算し、その所得金額の税額を翌年2月16日から3月15日までの間に申告と納税を行います。
しかし、年の中途で死亡した人の場合は、相続人が、1月1日から死亡した日までに確定した所得金額及び税額を計算して、
相続の開始があったことを知った日の翌日から4か月以内に申告と納税をしなければなりません。（これを準確定申告といいます。）
この制度を使って、年末調整で処理できなかった部分を行ってもらいましょう
その他
年金
未支給の年金については請求ができますが、会社の証明欄はないので、相続人のみの手続きとなります。
市役所での手続き
主なものとしては以下の通りですが、会社ではなく遺族側の手続きですね。
- 火葬許可証の受取（死亡届提出後、発行。納骨時に火葬済み火葬許可証が必要なことが一般的）
- マイナンバーカードの返却
- 印鑑登録証の返却
- 緊急通報システム、介護用品などの返却
- 児童手当喪失手続き
- 医療費助成医療証の返却
- 各種手帳の返却
なお、死亡後の住民票や戸籍謄本の発行は3～7日前後かかることが多く注意が必要です。
区役所での手続きはこちらの渋谷区の説明がわかりやすいです。
相続放棄について
会社の事務担当が相続放棄を知る方法はあるの？と思って調べてみると、「家庭裁判所に照会すると相続放棄の有無がわかります」とのことです。
亡くなった方の最後の住所地を管轄とする家庭裁判所に照会すれば、先順位の方が相続放棄の申述をしたのかを確認することができます。
が、面倒なので、葬儀等で喪主等の連絡先を確認するのが確実ですね。
互助会などの社員組織の対応
総務担当者が互助会担当をしているケースは多いと思います。
互助会からも多くの場合支給されますね。
香典の書き方は、「ABC株式会社 社員一同」のようなタイプが多かったですね。
