小口現金管理方法~現金出納帳との整合管理、金種表作成例~

会社内で、現金と言っても支店や営業所ごとに存在したり、一つの場所でも複数の場所に現金があったりしますよね。

そのような場合、その一つ一つの現金を帳簿とどう合わせるか、私のやり方で恐縮ですが紹介したいと思います。

現金が1円合わないだけでもかなり大変な事になります。

今回は、現金の合わせ方やチェック方法、チェックのタイミング、トラブルの対処法などを紹介して、皆さんの小口現金管理が少しでも楽になればいいかなあと思っています。

経理でよく使う小切手については、こちらの「小切手の記入例・書き方・切り方~銀行渡りなどの周辺知識も解説~」も良かったらご覧ください。

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会社の現金管理の関係図

小口現金管理方法~現金出納帳との整合管理、金種表作成例~

この図は、「現金の担当者」と「普通預金などの預金の担当者」と、この二つの担当から上がってくる出納帳を入力し、仕分け経理処理を行う「経理担当者」 の三つの担当で会社の現金管理は行われている事を示しています。

会社によってはこの三つを一人の経理担当が行っていることも多います。

この三つの間で数字が異なってくると問題になってきます。

3つそれぞれで残高を合わすのが基本となります。

ではどうやって合わせるかを見ていきましょう。

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小口現金チェックの方法~現金出納帳との整合管理、金種表作成例~

下の表が今の会社で使っている現金の管理表です。

小口現金管理方法~現金出納帳との整合管理、金種表作成例~

現金の残高は金種ごとに確認する。これがポイントです。

現金を金種ごとに何枚あるかというのを 、1日の終わりに入力して帳簿経理ソフトの現金勘定などと合計金額が合うかどうかの確認を行います。

この時、一つ一つ仮払を帳簿に経理ソフトに入力していればいいんですが、出張が日常的に多く発生する場合など、仮勘定の処理が多すぎて、確定経費のみ入力したいケースがあります。

その場合、この表の様に、仮払い項目の集計表を作っておけば現金との差額が分かりやすくなります。

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小口現金のチェックのタイミング

小口現金の出入の頻度によると思いますが、多くが、夕方、金庫に小口現金をしまう際が多いのではないかと思います。

ちなみに、チェックの際に「経理・事務担当者向け、あると便利な文房具7選」で紹介した道具があると便利ですよ!

小口現金の管理方法・ルール、トラブル対処方法

よくあるトラブル、つまり現金が合わない一番多い理由は、「 数字の入力間違い」 これは レシートとか領収書から転記ミスや繰越残高を間違えるケース などが多いですね。

二つの営業所や部門など両方から、折半して出す場合は、片方が全体金額、片方が折半額などを計上するなどの二重計上も多いですね。

これらの対処法としては、店舗や営業所の担当者に、細い仕分けなどを注意したりせず、ひたすらレシートの保管と現金残高の照合に努めてもらうというものです。

(あきらめに近いですが、、、)

ただ、現金が合わないと、大きな問題になってきますし、それを日常的に「雑損」「雑収入」で処理し始めると、どんどんお金の管理がいいかげんになり歯止めがきかなくなります。

その為、最低限守ってほしいラインを、現場の担当者に明確にするのが近道かなと思います。

現場の出納帳と離れた会計担当との帳簿とのズレは、勘定科目の損益項目で処理するしかないと思います。

現金そのものの取り扱い間違いは、私は、金庫から出してそれぞれの個人へ配る前に、個人別封筒に分けておいて、現金残高と出納帳の数値が一致してから個人へ渡しています。集金が来たときなど、その場で処理しないといけない場合もありますが、出来るだけ照合してから渡す方がいいと思います。

クラウド型会計ソフトの活用

エクセルを活用した小口現金管理を紹介しましたが、エクセルでは、次の2つの問題が残ります。

1、リアルタイムの残高を共有できない

2、繰越残高等で転記ミスや手間が発生する。

これらの問題はクラウドタイプの「会計freee」を使えば解決できる上に、日々の経理業務に使う時間を大幅に短縮できます。

会計freeeの無料登録や詳細がわかる公式サイトはこちら!!
良ければこちらの記事も見てくださいね。

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