住民税の特別徴収ってどうやるの?~給与の住民税処理入門~

給与計算担当者や経理担当者にとって、毎年、毎月の処理でおなじみの住民税処理。

一年間を通じて、見ないとわかりずらいし、慣れないと不安な処理の一つですよね。

はじめてやると、わからないことが多いと思うので、会社でやる住民税の処理をまとめてみました。

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住民税とは

住民税とは「都道府県民税」と「市町村民税」を合わせたもので、前年中(1月~12月)に一定の所得があった方、または事務所・家屋敷がある個人が、1月1日現在の住所地(住民票のある)の市町村に納める税金です。

税の区分として一律で負担する均等割と所得に応じて増える所得割があり、特別徴収(または普通徴収)の方法によって徴収、納付します。

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住民税が課税されない人

住民税が課税されない人は以下の人たちです。

均等割も所得割もかからない人

(ア)1月1日現在、生活保護を受けている人

(イ)1月1日現在、障がい者、未成年者、寡婦または寡夫で前年中の合計所得金額が125万円以下の人

均等割がかからない人

前年中の所得金額が次の金額以下の人

・控除対象配偶者および扶養親族がいない場合、28万円

・控除対象配偶者および扶養親族がいる場合、28万円×(控除対象配偶者+扶養親族+1)+16.8万円

所得割がかからない人

前年中の合計所得金額が次の金額以下の人

・控除対象配偶者および扶養親族がいない場合、35万円

・控除対象配偶者および扶養親族がいる場合、35万円×(控除対象配偶者+扶養親族+1)+32万円

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住民税の「特別徴収」「普通徴収」とは

「特別徴収」とは、特別徴収義務者(会社)が、所得税の源泉徴収と同じように納税義務者(従業員)に毎月支払う給与から、個人住民税を天引きする方法を「特別徴収」といいます。期間は6 月から翌年5 月までです。

「普通徴収」とは、市町村から送付される納税通知書で個人が納付する方法を「普通徴収」といいます。年4回に分けて納付します。

事業主(給与支払者)のうち、所得税の源泉徴収事務がある事業主は、すべて「特別徴収義務者」として指定され、「従業員等」の個人住民税を特別徴収する義務があります。(法321 条の4、条例28条の2)

つまり、法律で会社は給与から住民税を天引きしなくてはいけないと決まっています。

年間の住民税処理の流れ

1.給与支払報告書の提出(1月末まで)

給与支払報告書(総括表)の手続き上の注意点

所得税の源泉徴収義務がある特別徴収義務者(会社)は、前年中に給与(給与・賞与など)を支払ったアルバイト・パート・役員等を含む従業員等について、給与支払報告書(総括表および個人別明細書)を作成し、毎年1月末日までに、各従業員の住む市区町村へ提出しないといけません。

年末調整を修正した時の給与支払報告書(総括表および個人別明細書)の訂正時もこのやり方で提出しなくてはなりません。

詳しくはこちらの記事も参考に↓↓

給与支払報告書(総括表)の書き方

給与支払報告書(総括表)の手続き上の注意点

給与支払報告書(個人別明細書)の書き方、注意点

2.給与所得等に係る市民税・県民税特別徴収税額の決定通知書(5月中旬から下旬に届く)

1.で送った各市役所から特別徴収義務者(会社)に対して、毎年5月31 日までに「給与所得等に係る市民税・県民税特別徴収税額の決定通知書」が送られてきます。

一般的に下記のような書類が入っています。

①給与所得等に係る市民税・県民税特別徴収税額の決定通知書(特別徴収義務者用)

・ 会社用です。毎月10日の納付時の金額をこの書類で確認します。

・ 特別徴収できない従業員(退職者等)が、税額決定通知書に載っている場合は、「異動届出書」を市役所に提出する必要があります。

・ 特別徴収する予定の方が、税額通知書に氏名が載っていなかった場合は、「切替依頼書」を市役所に提出する必要があります。

② 給与所得等に係る市民税・県民税特別徴収税額の決定通知書(納税義務者用)

・ 切り離し、従業員本人にお渡します。

③ 特別徴収に係る市県民税納入書

・ 「給与所得等に係る住民税」・「退職所得等に係る住民税」の納付の際に利用します

「給与所得等に係る市県民税・県民税特別徴収税額の決定(変更)通知書」とは?

・従業員等の年税額等を記載した通知書。一般的に「税額通知書」と呼ばれます。

・通知書には「特別徴収義務者用(会社用)」と「納税義務者用(本人用)」の2種類あります。

3.給与所得等に係る市民税・県民税特別徴収税額の変更通知書(随時届く)

税額決定通知書を市役所が発送した後に「給与所得者異動届出書」「特別徴収切替依頼書」の提出や、従業員の方が確定申告をしたこと等何らかの理由により、納入額に変更が生じた場合は、この「税額の変更通知書」が届きます。

通知書の取り扱いは2.の税額通知書と同様です。

4.従業員に住民税額を通知し、給与から天引き

会社から従業員等へは2.3.の「給与所得等に係る市民税・県民税特別徴収税額の決定通知書」を渡して税額を通知します。

「給与所得等に係る市印税・県民税特別徴収税額の決定通知書」を送付された会社は、通知書に記載されている5月までの納税者別の税額を、給与の支払をする際に納税義務者(従業員)から徴収(天引き)します。

この税額通知書の「課税人員」の人数だけ天引きしたらいい形です。

「非課税人員」の人数は1月に市役所に給与支払報告書を送ったものの、所得などの関係で課税されない人達です。(個々の明細には住民税額がゼロや**マークで表現されています。)

なお年税額が5,800円以下の税額の人については、徴収すべき最初の月の給与から全額を徴収します。

5.特別徴収税額の納付(翌月10 日まで)

従業員等から徴収した税額の合計額 は、「特別徴収税額納入書」により、徴収した月の翌月の10 日(休日および金融機関の休業日にあたる場合は、翌営業日)までに金融機関で納入します。
(法321 条の5、条例8 条の3、法328 条の5、条例34 条の7)

窓口以外にも各種ネットバンキングで処理が可能です。

年2回納入の特例

常時10 人未満の従業員を雇用している会社に限り、納期の特例承認を提出の上、承認を受けた場合には、特別徴収に係る納入を6 月分から11 月分までを12 月10 日納入、12 月分から5 月分までを翌年6 月10日納入の、年2回納入へと変更することができます。

特別徴収義務者に社名変更・移転などの異動

会社が社名変更や移転登記等をした場合には、「特別徴収義務者所在地等変更届出書」の提出が必要になります。

個人別の住民税処理の流れ

給与所得者 異動届出書(給与から引けないとき)

退職・休職等により、給与の支払いを受けなくなった従業員がいる場合は、退職などの理由が発生した日の翌月10日までに「給与所得者異動届出書(以下、異動届出書)」を提出します。

「異動届出書」の提出が遅れると、督促状が届く原因になります。

また税額変更や普通徴収への変更処理が遅れた結果、従業員に多額の納付書が届く恐れがあります。

書き方等詳しくはこちら↓↓

住民税「給与所得者異動届出書」の記入例、注意点等

特別徴収 切替依頼書(特別徴収を始めるとき)

住民税「特別徴収切替届出(依頼)書」の記入例、書き方、注意点

記入例はこんな感じです。

年度途中に入社した従業員等の住民税の特別徴収を始めるときは「特別徴収切替依頼書」を市役所へ提出します。

「特別徴収切替依頼書」を提出することで、従業員の住民税の納入方法を「普通徴収」から「特別徴収」へ変更することができます。

詳しくはこちらの「住民税「特別徴収切替届出(依頼)書」の記入例、書き方、注意点」も見てみてくださいね。

退職所得等に係る市・県民税について

退職者に退職金、退職手当等を支払う場合は、所得税の源泉徴収と同様に市民税・県民税の所得割額を計算し、退職手当等の支払額から差し引いて、1 月1 日現在の、退職者の住所所在地の市区町村に納入します。

退職手当等から市民税・県民税を徴収されない人

次の人は、退職手当等から市民税・県民税は徴収されません。

① 退職手当等の支払額(収入金額、税引前)が、退職所得控除額に満たない人

② 死亡退職の場合、相続人に支払われる退職手当等については、相続税法の規定により相続税の対象となるため市民税・県民税は課税されません。

③ 「退職した日等」の属する年の1 月1 日現在において生活保護法の規定による生活扶助を受けている人

住民税Q&A

個人の市民税・県民税(住民税)と所得税は何がどう違うの?

「市民税・県民税」は前年の所得に対して決定した税額を、今年度分として、今年の6 月から翌年年5 月までの間で徴収します。
「所 得 税」は今年の所得に対する税額を、給与等から天引き(源泉徴収)し、年末に精算(年末調整)します。

つまり、毎月引かれる税金の所得税と住民税では、基礎になる所得の対象となる年が異なっていることになります。

異動届などを間違えて提出した時

速やかに下記ように訂正を行い、市役所へ再送。

1. 正しい内容の異動届を作成。

2. 異動届出書の余白部分に赤字で「訂正分」と記入。

3. どこを訂正したか分かるよう、メモ書きなどを添付。

異動届出したのに、税額通知書が来た

Q:11月に退職した従業員の異動届出書を提出したにも関わらず、従業員の税額通知書が翌年5月に届いたのはなぜですか。(給与支払報告書は、翌年1月に提出しました。)

従業員の「給与支払報告書(明細書)」を提出するときに「中途就・退職」欄に○を入れ、退職日を記入していない可能性が高いですね。

記入が漏れていると、退職者と判断されず、“特別徴収”扱いになります。つまり、異動届出書で一旦“普通徴収”になったのですが、給与支払報告書では「中途就・退職」の欄に○がなかったため、在職者と判断され5月中旬に会社あてに税額通知書が届いたと考えられます。

このように再び特別徴収になった従業員を“特別徴収”から“普通徴収”へ変更する場合は、異動届出書の提出が必要になります。

外国人の従業員が退職し帰国する時

Q:特別徴収をしていた、従業員(外国人)が退職し帰国します。未徴収分の市民税はどうすれば?

従業員が帰国する場合は、できる限り未徴収分の市県民税を一括徴収します。なお、1月1日~4月30 日の間に異動(退職・休職等)は、市県民税の残額を一括徴収するのが、法律上義務付けられております。

Q:1月1 日以降5月末の間に従業員(外国人)が退職、帰国します。

1月1 日以降5月末の間は、新年度の税額通知書が届いていないものの、課税されている場合があります。

事前に納税するなどを従業員に案内した方がいいです。市役所に問い合わせると計算してくれます。

従業員が死亡した時

Q:従業員が死亡退職しました。この場合、未徴収分の市県民税は一括徴収するべきか、それとも普通徴収するべきか。

死亡退職の場合、未徴収分の市県民税は一括徴収せずに、普通徴収で行います。

Q: 従業員が死亡したので、(遺族向けへ)退職金を支払うことになりましたが、退職金の税額計算はどうすればいい?

基本的には、退職手当等で、死亡後に支払われるもののうち、相続税の課税価格計算の基礎に算入されるものについては、課税されないことになっています。

指定番号などについて

Q:入社した従業員が、特別徴収への切替を希望しているが、市区町村の指定番号、通知書番号を持っていない時はどうしたらいいの?

切替依頼書の指定番号、通知書番号の欄は、記入せずに空欄のままでOKです。

Q:切替依頼書に書いてある受給者番号って何?

従業員の社員番号や管理番号など、税額通知書に記載してほしい管理番号があれば記入できます。特に希望が無ければ空欄のままでOK。

納入書について

Q:金額が入っていないのはどうしてですか。

従業員の税額の変更等により、年度途中に納入金額が変更になる可能性があるため、金額を印字されてません。納付時にその都度記入します。

Q:納入書を書き損じたら、、、

不足した場合は、市役所に連絡すれば送ってくれますよ。

Q:住民税の指定番号って何?毎年変わったりするの?

会社ごとに割り振られる個別の番号が「指定番号」と呼ばれるものです。

これは住民税を毎月振り込む際にも記載をしないといけないので、とても大切な番号になります。

この番号は、毎年特別徴収している従業員がいる市区町村であれば、 基本的に 指定番号が変更されることはありません。

ただ、しばらくして特別徴収を再開する場合には、指定番号が別の番号になったりします。

また、たまにですけれども市町村によって指定番号の割り振りのやり直しを行う場合があり、その市区町村のすべての指定番号が切り替わる時があります。

このケースは稀なので、基本的には変わらないと覚えてもらったらいいと思います。

まとめ

慣れないとよくわからない処理が多いですが、一度経験すると毎月毎年同じことの繰り返しなので習うよりも慣れたほうが早いとは思います。

ただ、税金なので滞納すると延滞税などがかかりますし、従業員から会社の信用も失います。。。

と言っても、市役所から送られてきた書類を チェックして、納付額をきちんと納付すれば大きな問題にはならないので一つ一つコツコツやっていきましょう!!

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