事務所移転時の社内、行政、社外手続きについて

事務所を移転したのでその際の記録を残していきます。

一般的な事例として参考にしてもらえれば幸いです。

(行政許認可や事業内容等によって各社若干異なる点を踏まえて読んでください)

タップできるもくじ

社内・外手続き

会社によりますが、主な移転の流れは次のような感じだと思います。

STEP
事務所移転を社内決定する。

取締役会・株主総会などにより、移転に関しての決定を行う。

STEP
新規事務所の契約

事務所とセットで、清掃や管理会社など関連サービスの契約も行います。

STEP
不動産など各種解約
  • ビル・管理会社への連絡(退去半年前など、契約で決まっているケースがほとんどなので)
  • 駐車場の解約
  • 清掃などビル業者
STEP
原状回復、新設工事手配

解約が確定したら、工事業者

STEP
社内通知

いつ、どこへ移転するか連絡します。

就業規則や社内ルールの確認も必要です。

STEP
社内情報などの変更

ゴム印、封筒、会社案内などの変更

定期代などの社員情報も変わります。

STEP
取引先などへの連絡
  • 銀行
  • 営業先
  • レンタル・リース会社
  • 新聞・自販機など業者
STEP
引越しなど

引っ越し時に、鍵やカードの返却を行います。

手続きの準備

各種書類の申請の際に、必ず、必要なのが次の情報・書類です。

  • 変更(異動)日
  • 引っ越し日
  • 商業登記簿謄本

行政手続き

行政手続きは、官庁の管轄の内外で提出書類が異なるので注意が必要です。

年金機構など異動後5日以内など急ぐケースもあるので事前準備が必要です。

順番は、ほぼすべての行政手続きで謄本がいるので法務局が1番、その次年金事務所と続きます。

行政手続き書類一覧表

(書類名をクリックすると下の詳細ページへショートカットできます)

提出先書類名提出期限
法務局本店移転登記申請書2週間以内
労働基準監督署労働保険名称、所在地等変更届10日以内
ハローワーク雇用保険事業主事業所各種変更届10日以内
変更前の年金事務所適用事業所名称/所在地変更(訂正)届5日以内
異動前の税務署異動届出書速やかに
異動前の税務署給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出1カ月以内
異動前の税務署個人事業の開業届出・廃業届出等手続1カ月以内
市区町村、市税事務所(各市区町村による)
都道府県、県税事務所(各都道府県による)
警察署保管場所届出手続
郵便局転居届
消防署防火・防災管理者選任(解任)届出書

法務局・本店移転  管轄内で移転

提出先・窓口本店管轄登記所
提出書類本店移転登記申請書
提出期限移転日から2週間以内
添付書類株主総会議事録
株主一覧
取締役会議事録又は取締役決定書
(一部例外あり)
リンク法務局「本店移転の登記をしたい方」

法務局・本店移転  管轄外に移転

提出先・窓口変更前の本店管轄登記所
提出書類本店移転登記申請書
提出期限移転日から2週間以内
添付書類本店移転登記申請書(移転前の法務局提出分)
本店移転登記申請書(移転後の法務局提出分)
株主総会議事録
株主一覧
取締役会議事録又は取締役決定書
印鑑届書
(一部例外あり)
リンク法務局「本店移転の登記をしたい方」

労働保険「労働保険名称、所在地等変更届」

提出先・窓口労働基準監督署又は公共職業安定所
提出書類労働保険名称、所在地等変更届
提出期限変更のあった日の翌日から10日以内
添付書類

移転する事務所が形だけなどで従業員の採用がないなど関係成立していない場合は、処理は不要です。

雇用保険関係「雇用保険事業主事業所各種変更届」

提出先・窓口ハローワーク
提出書類労働保険名称、所在地等変更届
提出期限変更のあった日の翌日から10日以内
添付書類・「労働保険名称、所在地等変更届」事業主控
・登記事項証明書、事業許可証、他の行政機関への提出済書類(控)等、変更の事実が確認できる書類

移転する事務所が形だけなどで従業員の採用がないなど関係成立していない場合は、処理は不要です。

年金事務所「適用事業所名称/所在地変更(訂正)届」

届出が必要な場合所在地・名称変更時など
提出先変更前の年金事務所
提出書類適用事業所名称/所在地変更(訂正)届
提出期限事実発生から5日以内
添付書類法人の場合・・・法人(商業)登記簿謄本
個人事業所の場合、所在地変更・・・事業主の住民票
その他の備考管轄内か外で届出用紙が異なるので注意
記入例・詳細ページ

税務署「異動届出書」

届出が必要な場合法人の所在地・名称変更時など
提出先異動前の税務署
提出書類異動届出書
提出期限速やかに
添付書類特にありません
その他の備考税務署へは「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」も提出要
記入例・詳細ページ

税務署「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」

届出が必要な場合開設、移転又は廃止した時など
提出先異動前の税務署
提出書類給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出
提出期限移転の日から1カ月以内
添付書類特にありません
その他の備考税務署へは「異動届出書」も提出要
記入例・詳細ページ

税務署「個人事業の開業届出・廃業届出等手続」

届出が必要な場合個人事業主が開設、移転又は廃止した時など
提出先移転前の税務署
提出書類個人事業の開業届出・廃業届出等手続
提出期限移転の日から1カ月以内
添付書類本人確認書類の提示又は写し
その他の備考

市区町村、市税事務所

市区町村、市税事務所の全国共通のフォーマットはありません。

主に、法人市民税、固定資産、特別徴収などの事業所所在地の変更申請が必要です。(課税課ごとに申請書類が必要なケースが多いです。書類の名称は「法人、事務所の異動届」「特別徴収義務者所在地変更届」など様々)

また、税務署と違い、転居元と転居先の両方で申請が必要です。

市区町村によってルールが異なるので、添付書類が謄本のみで済む場合や定款が必要な場合など様々です。

都道府県、県税事務所

市区町村と同様に、全国共通のフォーマットもなく、個別都道府県で異なります。

主に、法人税・事業税などの申請が必要です。

転居元と転居先の両方で必要です。

都道府県によってルールが異なるので、添付書類が謄本のみで済む場合や定款が必要な場合など様々です。

警察署「保管場所届出手続」

届出が必要な場合車の保管場所、所有者の住所を変更した場合
(一部例外あり)
提出先警察署
提出書類自動車保管場所届出書
提出期限
添付書類申請様式による
その他の備考
リンク警視庁「保管場所届出手続」

郵便局「転居届」

届出が必要な場合会社等が移転する場合
提出先郵便局
提出書類転居届
提出期限
添付書類会社との関係が分かるもの(例:社員証、各種健康保険証など)
その他の備考
リンク郵便局「会社、団体等が転居する場合の手続

消防署「防火・防災管理者選任(解任)届出書」

届出が必要な場合事務所移転(防火管理者が必要な場合)
提出先消防署
提出書類防火・防災管理者選任(解任)届出書
提出期限(多くが移転後10日以内)
添付書類(多くが防火・防災管理 講習修了証)
その他の備考
リンク記入例・詳細ページ

消防署関係は、各市区町村の条例等で決まっているケースが多いため、詳細は各市区町村・消防署へお尋ねください。

事務所移転まとめ

総務などの社内担当者だけで、全て処理するのはしんどいので、取引のある司法書士や税理士などに一部手続きを外部委託するのも手だと思います。

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会社で事務、経理などをしながら、総務・経理・簿記関係の情報を発信。
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