電子帳簿保存法、ほぼ義務化!2022年1月から中小企業の対応方法などを徹底解説!

電子化したら便利なんだろうけど、税務署への届け出が必要だったり、システムの変更や社内通達の準備などを考えると・・・無視されてた経理担当は多いハズ。

でも、今回の改正で、一部、義務化されています。しかも、ほぼ、全ての法人・申告者対象

一言でいえば、

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法では、これまで印刷していた取引先からの請求書データなどは印刷出来なくなったので、「保存するデータのファイル名を規則性を持たせて保存」、「新たに規定を作る」で対応可能という内容を解説していきます。

何が義務化され、どうしないといけないのか?そのあたり分かりやすく解説していきます。

この記事の内容
  • 義務化される内容・ポイント
  • 電子帳簿保存法とは?
  • 電子帳簿メリット・デメリット
  • 義務化対応方法、電子帳簿保存対応方法

以下内容は基本的に国税庁HP「電子帳簿保存法関係」を参考に作成しております。情報は随時アップデートしていきますね。

スポンサーリンク

義務化される内容・ポイント

2022年1月から施行される「電子帳簿保存法」の改正点のうち、義務化され、注目されているのが次のポイントです。

電子取引(区分③)に関する改正事項

申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は、廃止されました。

国税庁HP「電子帳簿保存法が改正されました」より

この電子取引とは取引先とのメールでやり取りした、もしくは、取引先の指定URLからダウンロードした請求書などが該当します。

例えば、メールで来たPDFを印刷して対応するのはダメで、電子保存が義務となりました。

そして、”申告所得税”とあるので、法人ではない個人事業主なども対象となります。

なので、請求書などを印刷対応していない人は少ないと思うので、ほぼ義務化という形です。

スポンサーリンク

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、1998年施行のペーパーレスを推進する法律です。

各事業者は、法人税法等で帳簿書類等を事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から「7年間」、保存しなければなりません。これをデータで保存するための法律です。

電子帳簿保存法では、下の3つに保存方法を区分しています。

  1. 電子帳簿等保存(電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存)
  2. スキャナ保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)
  3. 電子取引(電子的に授受した取引情報をデータで保存)<–ここが義務化

個々の例は、1は作成した元帳などの帳簿をデータで保管するなど、2は受け取った領収書などをスキャナーでデータ化するなど、3はメールで取引先から請求書を受け取るなどです。

2022年1月の改正ポイント

数回改正を重ねている同法ですが、2022年1月の変更点は以下の形です。

  • 承認制度廃止(以前は、事前に税務署へ届け出が必要だった)
  • タイムスタンプが2カ月以内へ
  • 検索要件が簡単へ
  • 電子取引印刷保存はダメ、保存義務化

ペーパーレス推進のため、手続き簡素化しています。

ただ、ペーパーレス化推進のため、紙保存を徐々にダメとする流れですね。

スポンサーリンク

電子帳簿のメリット

義務化への対応方法を考える前に、紙と比べて電子帳簿のメリットデメリットを考えてみたいと思います。

主に次のポイントで電子保存の価値はあると思います。

置き場所を取らない

以前の職場では、経理書類の置き場だけで、倉庫を別に借りていましたし、そうでなくても邪魔に思っている経理担当は多いと思います。

リモートワーク、複数拠点経理には不可欠

テレワークや、一人で作業する際にも、会社や家で作業するとなると書類は少ない方が楽です。

更に複数で作業するとなると、書類を郵送やFAXで送るなど非効率になります。

探しやすい、入れ替えやすいなど便利

電子化すれば検索できるし、データの方が紙よりも整理整頓が楽ですよね。

電子帳簿 デメリット

 よくある電子帳簿保存のデメリットは次のような感じです。

承認の流れで止まる?社長は紙しか見ない・・・

承認で回した書類も紙なら目につくが、電子承認ならスルーされる確率が上がる。。

そもそも社長は紙しか見ないから、決済書類は社内用に印刷しないといけない。。。

など承認がとどこおる可能性があります。

手作業がかえって増える?

紙をなくすため、スキャナーを通すの時間かかります。

サーバー等の容量確保の問題、クラウドはデータ料金増大の恐れ

たまにデータ保存って無料と思っている人がいますが、データも保存に場所とメンテナンスが必要です。

電子帳簿保存はカラーが原則ですし、写真を保管するような容量が必要です。

電子帳簿保存法の難易度別実現方法

使用中のシステムが対応済みか調べ、対応してなければ、義務化のみ対応するのが楽だと思います。

そもそも、宛先が会社名義か確認する

詳細な事例は公表されていませんが、従業員宛てなど会社宛て以外の個人名義の帳票について、請求書を転送して対応できるかどうかなどは不透明な段階です。

このため、従業員が通販で個々で備品などを買っていた場合も会社宛てにまとめた方がいいと思います。この場合、商品の幅広さでいえば、個人のAmazonの法人版であるamazonビジネスが便利です。以前書いた特集記事も紹介しますね。

既存のシステムが対応済みか調べる

使用中のソフトが電子帳簿保存法対応か調べ、 対応済みであり、その通りの保存が出来ていれば、対策は必要なしです。(ここでいうソフトは、会計ソフトや基幹システム、経費精算システムのことです)

ただ、注意していただきたいのは、改正前の法律対応をうたうソフトも多く、ちゃんと「2022年の改正法」に対応しており、かつ、その通りの保存が出来ているか注意が必要です。

例えば、メールで来たPDFの請求書を保存する機能がないソフトは対応していないことになります。

義務化の「電子取引」だけ対応する

義務化される「電子取引」だけ対応しようと思えば、下の2つの両方を行えば、無料で対応可能です。

①保存するデータのファイル名を規則性を持たせる、又は、「索引簿」を作る
②規定を作る

①保存するデータのファイル名を規則性を持たせる、又は、「索引簿」を作る

「検索機能の確保」が条件のため、請求書データのPDF等のファイル名に、規則性を持たせ、「日付、取引先、金額」を入力することが必要です。

例えば、例) 2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書であれば、「20221031_㈱国税商事_110,000」というファイル名にするなど。

ファイル名の対応はイヤということなら、索引簿での対応となり次のような形で作る必要があります。

②規定を作る

例えば法人であれば、下のような規定を作る必要があります。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(法人の例)

第1章 総則

(目的)
第1条 この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、○○において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

(適用範囲)
第2条 この規程は、○○の全ての役員及び従業員(契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。)に対して適用する。

(管理責任者)
第3条 この規程の管理責任者は、●●とする。

第2章 電子取引データの取扱い

(電子取引の範囲)
第4条 当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
 一 EDI取引
 二 電子メールを利用した請求書等の授受
 三 ■■(クラウドサービス)を利用した請求書等の授受 
 四 ・・・・・・
(取引データの保存)
第5条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第6条に定めるデータについては、保存サーバ内に△△年間保存する。

(対象となるデータ)
第6条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
 一 見積依頼情報
二 見積回答情報
三 確定注文情報
四 注文請け情報
五 納品情報
六 支払情報
 七 ▲▲

(運用体制)
第7条 保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。
 一 管理責任者 ○○部△△課 課長 XXXX
 二 処理責任者 ○○部△△課 係長 XXXX

(訂正削除の原則禁止)
第8条 保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

(訂正削除を行う場合)
第9条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。
 一 申請日
 二 取引伝票番号
 三 取引件名
 四 取引先名
 五 訂正・削除日付
 六 訂正・削除内容
 七 訂正・削除理由
 八 処理担当者名
2 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
3 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
4 処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。
5 「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。

附則

(施行)
第10条 この規程は、令和○年○月○日から施行する。

(***以上、国税庁HPより引用)

この規定は国税庁HPで公開されているのでURLを案内しておきますね。

この際に全業務、電子帳簿保存へ切り替える

電子帳簿保存法対応ソフトを使い、全社的にペーパーレスにする。

将来のインボイス制度導入などもあり、どうせなら、全面的な変更がいいと思いますが、経理だけでなく、他部署を巻き込み全社的な対応が必要となるので、結構大変な作業となります。

また、2021年9月時点で改正 電子帳簿保存法対応を明確にしている会計ソフトは少ないのが現状です。

そのため、例えば、1か月無料体験可能で、改正 電子帳簿保存法対応のfreeeを体験した後に、自社の業務の流れをどう変えるか考えるのもいいのかなと思います。

freeeでの電子帳簿保存の様子が下のような感じです。

freeeで電子帳簿保存を行う場合は「ファイルボックス機能」を使い、写真やスキャナーで取り込んだデータをアップロードして、仕訳登録を行う流れとなります。

無料登録はすぐ出来るので、実際にfreeeを操作してみて、電子帳簿保存ってこんな感じかと体感してもらうと理解が深まるかなと思います。

 まとめ

2022年1月の改正電子帳簿保存法では、取引先からのデータは印刷対応出来なくなったので、

保存するデータのファイル名を規則性を持たせて保存」、「規定を作る

で対応可能という話でした。

タイトルとURLをコピーしました