「社員からの質問に答えるだけで1日終わった」
「質問に答えてばかりで仕事ができない。。今日も残業」
こんな経験、総務、情報システム関係の方なら日常茶飯事ですよね。
こんな毎日なんとかならないかと思っていて、出会ったのが「バックオフィス特化型FAQチャットボット」です。
なんと、社員からの質問に自動で答えてくれます！
毎日、社員との受け答えが長い人。必見の内容です。
繰り返される質問と奪われる時間～大企業ではなく中小企業に勤める人こそ業務効率化が必要！
従業員から質問を受けて答えるのが総務や情報システムの仕事ではあります。
でもその時間はどれくらいでしょうか？
下記グラフは左が一般的な総務・情報システムの時間の使い方の例で、右が理想形です。
障害対応や接客対応などの実務はどうしようもないとしても、定常業務や問い合わせの比率が大きいため、この部分を何とかしたいですよね。
経理業務や一部のPC業務ではRPA（Robotic Process Automation）などの効率化を行っている人も多いと思います。（私も power automate desktopを使用しています）
でも社員との受け答えはどうでしょうか？
人・会社によりますが、その時間はかなりの比率を占めてますよね。
「何度同じこと言わせるん・・・」「忙しいのに、今頃質問してくるか・・・」
など受け答えに時間が奪われてうんざりしていると思います。
ポットという解決法
この同じ質問を受け答えするという問題の解決方法には、社内マニュアルを作成する、回覧を回すなどの方法があります。
しかし、社内マニュアルを見ない・知らないとか、回覧を回した時しか見ないとかで、結局、口頭で質問が来ます。
そこで、この「バックオフィス特化型FAQチャットボット SYNCPIT」というサービスが登場します。
私もこのサービスを見るまでは思いつかなかったのですが、社員からの問い合わせに、これまでの回答例などから自動的に返答してくれるサービスです。
（公式サイトには、活用事例やこのサービスの機能が3分でわかる資料などもあるので、下のリンクから是非見てみてくださいね！）
公式サイト バックオフィス特化型FAQチャットボットSYNCPIT
「バックオフィス特化型FAQチャットボット SYNCPIT」とは
このSYNCPITは、バックオフィス特化型FAQチャットボットで、情シス・総務・経理に来る問い合わせ対応を自動化します。
（作っているのは、エムオーテックス㈱という会社で、 京セラコミュニケーションシステム㈱の子会社です）
日々の問い合わせ対応に追われることなく、より生産性の高い業務に集中することができます。
色々なチャットツールと組み合わせて使う
このSYNCPITは、下のような、チャットツールと組み合わせて使います。
社員からはいつものチャットで問い合わせができる仕組みです。
150種類以上のやり取りパターンが登録されている
SYNCPITには「PCが故障した」「年末調整のやり方」など情シス・総務が、よく受ける問い合わせの内容が150種類以上プリセットされ、事前に用意されています。
これを使えば、ゼロから返答パターンを考えなくてもいいから、とても便利です。
FAQリストはCSVで取り込めるからテキストベースの作成でOK
自分で作成したやり取りデータは、CSVで取り込めるので、回覧等で作っていたFAQなども活用できます。
総務・経理だけでなく各部署でも使える
下記のように、複数のポッドを作れます。
公式サイト バックオフィス特化型FAQチャットボットSYNCPIT
実際のFAQのやり取り
分かりやすいようにSYNCPIT公式サイトの実例を一部紹介しますね。
「結婚しました」の問い合わせに対応する例
「電車遅延」の問い合わせに対応する例
「スマホ紛失」の問い合わせに対応する例
公式サイト バックオフィス特化型FAQチャットボットSYNCPIT
チャットボットSYNCPITのメリット
社員の質問への自動解答ー＞社員の自己解決へ
社員からしてみれば、「あの部署いつも忙しそうなだし・・・」と総務・情報システムに質問をするのが遠慮していたというケースも多いと思います。
よくあるのが、本社にしか詳しい人がいないとか、シフト勤務や夜勤管理などバックオフィスと現場の勤務形態が異なる場合とかです。
このポッドを利用することにより、24時間365日質問することができるので、社員の満足度も高いと思います。
こうして削減された時間はダッシュボードへ表示されます。前後の比較など上司への報告も楽ですね。
同じ返答ができる
急ぐからあいまいなまま適当に返答するときないですか？
結果人によって違う返答になりませんか？
もしくは、
「そういう場合は、、、ちょっと規定みてみる、、」
というように、質問応対のために調べる時間もかかったりします。
ボットを使えば、文字通り機械的に正確な返答ができます。
社内業務のデータベース化となり引継ぎ時も楽になります。
経費精算の日などの定期通知機能を使えば、申請忘れなど他業務の効率化も図れる
このポッドには指定日の配信機能もあるので、回覧・呼びかけ的な使い方もできます。
月100円/ユーザーという安さ
社員あたり月100円であれば、削減できる時間から考えると圧倒的なコストパフォーマンスが得られると思います。上司への説明などにもこの費用はやりやすいですよね。
60日間無料で試せる
無料で、本番環境と同じ機能を60日間試せます。
しかも、無料体験版では50ライセンスまで利用可能なので、この60日間の間で、ある程度の問題点は洗い出せると思います。
お試しは、こちらのSYNCPITの公式サイトへアクセス、すぐ試せます！
チャットボットSYNCPITのデメリット
初回設定30分かかる
どうしても質問の受け答えなどの初回設定に最低30分以上かかると思います。
チャットシステムがなければ、その導入もしなくてはなりません。
でも、このボットでどれだけ時間が作れるか想像してください。
忙しいと思いますが、約30分確保してください。必ず楽になるはずです！
ITにうとい社員には不便
70歳以上が大半だからチャットとかは不便という職場もあると思います。
ただ、多少ITにうとい人もいるという程度なら、チャットを使える人がこのシステムを使うと考えれば、その社員達の質問時間は減り、メリット大です。
公式サイト バックオフィス特化型FAQチャットボットSYNCPIT
設定方法
初期設定のナビゲーションに従い、次の3つのSTEPの設定を行うだけ利用できます。
SYNCPIT 利用までの流れ
- STEP.1利用するビジネスチャットとSYNCPITを連携
- STEP.2プリセットFAQの中から、使うものを選択し公開
- STEP.3チャットボットを利用するユーザーの登録
今回のまとめ
正直あまり見たことがないサービスです。
でも、あるととても便利なサービスで、現場の方なら直感的にこのサービスの価値が分かると思います。
是非、このSYNCPITの公式サイトから、 無料で、60日間、試してみましょう！
社員からの問い合わせ時間がグッと減り楽になりますよ。