新入社員の入社準備~入社~入社後の手続き(入社説明や注意点など)

新入社員の準備、流れ、説明事項、注意点

今回は新入社員が入ってきたときの準備や流れの説明です。

これは会社によって、業種によって大きく異なります。例えば、制服が必要な会社や免許や登録が必要なケースなど様々です。

入社前後の流れをまとめていきます。

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入社前の準備

  • 求人代理店とのやり取り後採用。内定・再面接など。
  • PC発注/ゴム印依頼/名刺依頼/机椅子 などの発注、納期確認
  • 入社日前日まで入退室カード・サーバ・PC・プリンタ等のID,パスワード設定
  • 座席/部署確認
  • 入社説明キット(説明書、記入後提出してもらう書類など)の準備
  • 本人に持参依頼(雇用保険被保険者証、厚生年金手帳、マイナンバー)

会社によっては制服や社員寮の手配など、色々あると思います。

発注から到着まで時間がかかるものが多いので、納期確認に注意したいですね。

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入社日当日

  • 入社式
  • 写真撮影して社員証作成
  • トイレや避難経路など社内地図・設備の案内
  • 通勤費申請回収、支給(日払い、前払いならこの作業が発生します。1カ月3か月の通勤費をネットで調べる。1日入社ならその月から1カ月毎の分を試用期間は1カ月毎の支給になる。(この辺りは就業規則でご確認ください))

初日は入社式だけの会社もあれば、入社式などせずにすぐに研修、業務に入る会社など様々だと思います。

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入社日当日または翌日の書類回収(入社書類の回収)

どの会社でも共通して準備が必要なのは、その社員の履歴書、入社日、マイナンバー、雇用保険番号、健康保険番号(これが社員番号の会社が多いと思うので)ですね。その他は色々あると思いますが、一般的な例を挙げます。

  • 卒業証明書
  • 健康診断書
  • 住民票(住民票と違う、引越した場合は変更届を提出。)
  • 前職の源泉徴収票(中途入社の場合)
  • 誓約書
  • 身元保証書
  • 銀行振込依頼書
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 (扶養申告書住民票と違う引越した場合は付箋をはり付箋に住民票以外を書くなどしたほうがいい。)
  • 雇用保険証雇用保険証(ないときは、番号・会社名・住所・TELを確認し、 ハローハークで伝えたらOK)
  • マイナンバーの分かるもの(マイナンバーカード、住民票、(通知カードは住所が変わってなければOK))

入社後の事務(一週間ぐらいたったら)

  • 労働者名簿作成
  • 雇用保険-資格取得(必要書類は卒業見込証明書、労働者名簿+出勤簿コピー+雇用保険証+履歴書)
  • 社会保険-資格取得(必要書類は特になし)
  • 書類返却(雇用保険証、年金手帳ー会社で保管しているトコもありますが、個人情報的には返した方がいいですね)
  • 保険証渡し

その後は新入社員研修などですね。

注意点としては下記のようなことがあります。

再就職手当が必要な時ときは

再就職手当支給申請書まず、本人にすべての箇所を記入してもらい、会社側の項目を記入し、出勤簿–2、3日分以上分を添付する。

日付は社印を押す日。捨て印も必要。郵送でもOKだが、本人が手続きする。

新入社員への説明内容

また入社説明は以下のような点に気を付けましょう。

◇誓約書 (この内容は会社で大きく違います。)
→決して難しいことは書いていない。
→自覚を促すために記入してもらうと。

◇厚生年金手帳 
→国民年金に入っている人は、各自で喪失手続きをしてもらうこと。
→厚生年金手帳は一回預かり、後で返却

◇身元保証書(この内容は会社で大きく違います。)
→20歳以上、父母、親戚だれでも可能

◇健康保険
→扶養家族のいる人は、異動届の用紙も記入してもらう

◇給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 
→過去に就職した経験があればわかるはず、新卒者には記入例などを用意

◇雇用保険
→日割りなのですぐ加入と説明。
→雇用保険—たんざし形式の、、、これもサンプルとか用意した方がいいですね。

◇通勤費(ここも会社によって違います)
→公共交通機関を使うこと。バイク・車・自転車禁止
→月中途入社は月末まで毎日払ってもらう(日払い、現金払いの時)
→交通費とは別に記入してもらう
→通勤費の届け出用紙に記入してもらう。

◇出金伝票(ここも会社によって違います)
→日報提出時に出してください
→交通費1000円以下以外はすべて領収書添付など経理規定を説明

◇業務日報(ここも会社によって違います)
→書き方は上長から聞いてくださいと

◇給与振込み
→給与振込の届け出用紙に銀行情報を記入してもらう。
→給与振込みの銀行指定の有無を含めて説明。
→店番号は間違い防止のため入れてくださいとのこと。
→郵便局は番号をすべて書くわけではないので注意。
→銀行口座がない時は、(支払の都合で)いつまで待てるかを説明。

◇座席の説明

◇タバコの説明
→どこで喫えるか。
◇給茶機
→自分で汲む、こぼさない。

◇火災のときは非常口から逃げて

◇試用期間(これも会社によります)
→三か月と説明。

◇身分証
→退社・更新時は返してね

入社説明のまとめ

会社によって説明すべき内容は様々だと思います。

自分で作ったフォーマットに、新入社員からの質問を加えて自分らしくしていってくださいね。

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